Comment optimiser la gestion du stock en pharmacie ?

Dans un précédent article, nous abordions la gestion de l’officine d’un point de vue comptable et management du personnel. Cette fois, nous nous intéressons à la gestion du stock en officine. En effet, l’approvisionnement en produits pharmaceutiques est un élément clé de la gestion d’une pharmacie. Une bonne gestion des stocks et des achats permet d’optimiser la disponibilité des produits, de minimiser les coûts et les pertes… En somme, de garantir le bon fonctionnement de l’établissement de santé. Alors, comment optimiser la gestion du stock, la commande des produits pharmaceutiques et les prix ?  

Les fonctionnalités du stock en officine

Comment toute entreprise, la pharmacie doit veiller à assurer une bonne gestion des stocks. Le stock dans une officine peut être considéré comme un actif précieux qui doit être géré avec soin. Il remplit plusieurs fonctionnalités importantes.

• La disponibilité des produits : le stock permet de satisfaire les besoins des patients en assurant la disponibilité des produits pharmaceutiques essentiels. Les médicaments disponibles en quantités appropriées répondent à la demande des patients.
• La sécurité des approvisionnements : le stock aide à faire face aux fluctuations de la demande et aux délais de livraison des fournisseurs. Ainsi, il assure une sécurité des approvisionnements. Cela évite les ruptures et les conséquences négatives sur la satisfaction des patients.
• La gestion des coûts : une gestion efficace du stock permet de minimiser les coûts d’achat en exploitant les opportunités d’achat en gros, en négociant les meilleures conditions d’achat avec les fournisseurs et en évitant les pertes dues à l’obsolescence ou à la péremption des produits.
• L’optimisation du capital investi : le stock représente un investissement en capital pour l’officine. Une gestion optimisée du stock permet de minimiser le capital immobilisé dans le stock, ce qui libère des ressources financières pour d’autres besoins de l’officine.

Quelles méthodes adopter pour optimiser les stocks en pharmacie ?

En management d’entreprise, il existe de nombreuses méthodes de gestion des stocks à connaitre. Comme nous l’avons évoqué, une bonne gestion des stocks participent au succès de l’officine. Zoom sur deux méthodes de gestion : la règle des 80/20 à l’officine et la méthode d’analyse ABC.

Appliquer la règle des 80/20 à l’officine 

Connaissez-vous la règle des 80/20, également connue sous le nom de loi de Pareto ? C’est un principe de gestion du stock qui stipule que 20 % des produits génèrent 80 % des ventes ou de la valeur du stock. En d’autres termes, un petit nombre de produits représente une grande partie de l’activité commerciale de l’officine. C’est pourquoi, le pharmacien se doit de reconnaître les produits clés et de leur accorder une attention particulière dans la gestion du stock.

En appliquant la règle des 80/20, une officine peut identifier les produits les plus importants en termes de :

• Chiffre d’affaires ;
• De marge bénéficiaire ;
• De demande des patients.

Ainsi, le pharmacien gère les produits de manière proactive pour assurer leur disponibilité tout en minimisant les coûts. Cela peut inclure des stratégies telles que la passation de commandes plus fréquentes pour les produits clés, la mise en place de seuils d’alerte pour éviter les ruptures ou la négociation de meilleures conditions d’achat. En identifiant les produits clés et en appliquant la règle des 80/20, une officine maximise la rentabilité de son stock.

La méthode d’analyse ABC pour les classer les produits pharmaceutiques

L’analyse ABC est une méthode de classification des produits du stock en fonction de leur valeur relative pour l’officine. Basée sur la règle des 80/20, elle permet de catégoriser les produits en trois groupes distincts : A, B et C.

• Groupe A : ce groupe comprend les produits les plus importants en termes de valeur, généralement 20% des produits qui représentent 80% du chiffre d’affaires ou de la marge bénéficiaire. Ils sont essentiels pour l’activité de l’officine et nécessitent une gestion rigoureuse pour assurer leur disponibilité.
• Groupe B : le groupe B comprend les produits de valeur moyenne, généralement 30% des produits qui représentent 15% du chiffre d’affaires ou de la marge bénéficiaire. Pour éviter les ruptures, ce groupe nécessite une gestion appropriée. Cependant, il peut être géré de manière plus souple que les produits du groupe A.
• Groupe C : ce groupe comprend les produits de faible valeur, généralement 50% des produits qui représentent 5% du chiffre d’affaires ou de la marge bénéficiaire. Ils peuvent être gérés de manière moins stricte et peuvent être sujets à des seuils de commande plus élevés. En effet, ils ont moins d’impact sur l’activité globale de l’officine.

En utilisant l’analyse ABC, le pharmacien peut mieux comprendre la valeur relative de ses produits. Alors, il peut ajuster sa gestion du stock en conséquence. En somme, cela inclus une gestion plus rigoureuse des produits du groupe A, plus souple des produits du groupe B et moins contraignante du groupe C.

>>> Lire l’article : Aspects comptables et gestion du personnel en officine

Analyse du stock, gestion et renouvellement : Gérer aux mieux les produits de la pharmacie !

L’analyse du stock consiste à surveiller et à évaluer les niveaux de stock. Ainsi, le pharmacien doit prendre en compte les mouvements de stock, les dates de péremption, les coûts d’achat, les marges bénéficiaires et d’autres indicateurs clés pour évaluer la performance du stock. Ces éléments permettent d’identifier les opportunités d’amélioration. L’analyse peut être réalisée à l‘aide de logiciels de gestion du stock, de tableaux de bord ou d’autres outils d’analyse.

Pourquoi analyser le stock de produits de l’officine ?

Analyser le stock permet au pharmacien de prendre des décisions éclairées sur la gestion de celui-ci :

• Détermination des niveaux de stock optimaux ;
• Identification des produits en surplus ou en sous-stockage ;
• La gestion des produits proches de la péremption ou de l’obsolescence ;
• La détection des tendances de demande ou de comportement d’achat des patients.

En utilisant l’analyse du stock, une officine optimise ses niveaux de stock. Ainsi, le gestionnaire de la pharmacie évite les ruptures de stock et les pertes dues à la péremption ou à l’obsolescence. De plus, cela permet de minimiser les coûts d’achat et maximise la rentabilité du stock.

Quelles sont les différents aspects de la gestion des stocks en pharmacie ?

La gestion du stock comprend plusieurs aspects :

• La planification des besoins en stock
• La passation des commandes
• La réception des produits
• Le rangement et l’étiquetage des produits
• La surveillance des niveaux de stock
• La gestion des retours et des remboursements
• La tenue d’un enregistrement précis des mouvements de stock.

La planification des besoins en stock pour l’officine

La planification des besoins en stock consiste à déterminer les quantités optimales de chaque produit à commander en fonction de la demande prévue, des délais de livraison des fournisseurs, des niveaux de stock actuels et des politiques de gestion du stock de l’officine. Cela peut être basé sur des méthodes telles que le réapprovisionnement périodique, le réapprovisionnement en fonction du point de commande, ou l’utilisation de systèmes plus avancés tels que la gestion assistée par ordinateur (GPAO) pour optimiser les niveaux de stock.

Le passage des commandes de produits pharmaceutiques

La passation des commandes implique de communiquer avec les fournisseurs pour passer les commandes de produits nécessaires. Pour ce faire, le pharmacien peut utiliser différents canaux de communication : appels téléphoniques, e-mails, portails en ligne des fournisseurs ou systèmes d’approvisionnement électroniques. Attention, il faut tenir compte des délais de livraison, des conditions de paiement, des remises éventuelles et des politiques de retour des fournisseurs lors de la passation des commandes.

La réception des produits pharmaceutiques

La réception des produits implique de vérifier la conformité des produits reçus par rapport à la commande passée. De cette manière, le gestionnaire s’assure de la qualité et de la conformité aux normes réglementaires. Les produits doivent être stockés de manière appropriée dans les zones de stockage désignées. Évidemment, bien gérer la réception permet d’éviter les erreurs, les vols, les pertes ou les retours de produits défectueux.

La surveillance du stock des médicaments et autres produits

La surveillance des niveaux de stock est un aspect clé de la gestion du stock. Cela implique de vérifier régulièrement les niveaux de stock pour s’assurer qu’ils sont conformes aux objectifs de stock définis, d’identifier les écarts et les tendances de demande, et d’ajuster les niveaux de stock en conséquence. La surveillance se fait en utilisant des outils d’analyse du stock, des rapports de stock, des indicateurs de performance clés (KPI) ou des systèmes de gestion du stock automatisés.

La gestion des retours de stock

La gestion des retours et des remboursements concerne les produits retournés par les patients en raison de défauts, de péremption, d’erreurs de commande ou d’autres raisons. De ce fait, le pharmacien se doit de suivre les politiques de retour et de remboursement des fournisseurs, de traiter rapidement les retours, de s’assurer que les produits retournés sont stockés correctement.

La tenue d’un enregistrement des mouvements de stock

La tenue d’un enregistrement précis des mouvements de stock est essentielle pour une gestion efficace. Par conséquent, il faut maintenir des enregistrements actualisés des entrées et des sorties de stock, des mouvements internes, des ajustements de stock, des retours et des remboursements. Un enregistrement précis du stock permet de suivre les niveaux de stock réels, de détecter les erreurs et les écarts et de faciliter la prise de décisions basée sur les données.

Le renouvellement du stock : la commande de produits pharmaceutiques

La proposition de commande peut être effectuée en utilisant différents critères : qualitatifs et quantitatifs. Les critères qualitatifs peuvent inclure la qualité des produits, la réputation et la fiabilité du fournisseur, les conditions de paiement, les politiques de retour, la disponibilité du service client… Quant aux critères quantitatifs, ils incluent les niveaux de stock actuels, les tendances de demande, les délais de livraison, les coûts d’approvisionnement, les coûts de stockage, les coûts de rupture de stock…

En outre, il est nécessaire de travailler avec différents fournisseurs pour diversifier les sources d’approvisionnement et minimiser les risques de dépendance à un seul fournisseur. Cela peut permettre de négocier de meilleures conditions d’achat, d’avoir accès à une plus grande variété de produits, de comparer les prix et les conditions de différents fournisseurs, et de minimiser les retards de livraison ou les ruptures de stock en cas de problèmes avec l’un des fournisseurs.

Pour conclure, l’achat à l’officine implique plusieurs aspects importants : la gestion du stock, le renouvellement du stock, la proposition de commande, la gestion des fournisseurs et l’élaboration des prix. Les fonctionnalités du stock, la règle des 80/20, l’analyse ABC et l’analyse du stock sont des outils essentiels pour optimiser la gestion du stock en identifiant les produits à fort impact tout en minimisant les coûts de stockage. La proposition de commande doit prendre en compte à la fois des critères qualitatifs et quantitatifs. Pour terminer, travailler avec différents fournisseurs peut aider à diversifier les sources d’approvisionnement et minimiser les risques.